Informations sur la protection des données pour les réunions en ligne, les conférences téléphoniques et les webinaires via « Zoom »

 

 

Nous souhaitons vous informer ci-dessous du traitement des données personnelles dans le cadre de l'utilisation de "Zoom" informer.

Finalité du traitement

 

Nous utilisons l’outil « Zoom » pour réaliser des conférences téléphoniques, des réunions en ligne, des vidéoconférences et/ou des webinaires (ci-après : « réunions en ligne »). « Zoom » est un service fourni par Zoom Video Communications, Inc., basé aux États-Unis.

 

Responsable

 

Responsable pour le traitement des données directement liées à la conduite de « réunions en ligne » est

Maître Anne-Kathrin Renz

Schützenstraße 3-5

66123 Sarrebruck

0681 95 81 05 88

renz@renz-recht.de

 

 

Un avis : Si vous accédez au site Web « Zoom », le fournisseur de « Zoom » est responsable du traitement des données. Cependant, l'accès au site Web n'est nécessaire que pour utiliser « Zoom » afin de télécharger le logiciel permettant d'utiliser « Zoom ».

 

Vous pouvez également utiliser « Zoom » si vous saisissez l'ID de réunion correspondant et, si nécessaire, d'autres données d'accès à la réunion directement dans l'application « Zoom ».

 

Si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas utiliser l'application Zoom, les fonctions de base peuvent également être utilisées via une version navigateur, que vous pouvez également trouver sur le site Web de Zoom.

 

 

Quelles données sont traitées ?

 

Lors de l’utilisation de « Zoom », différents types de données sont traités. L’étendue des données dépend également des informations que vous fournissez avant ou lors de votre participation à une « réunion en ligne ».

 

Les données personnelles suivantes font l'objet d'un traitement :

 

Informations utilisateur : Prénom, nom, téléphone (facultatif), adresse e-mail, mot de passe (si l'authentification unique n'est pas utilisée), photo de profil (facultatif),

Département (facultatif)

Métadonnées de la réunion : Sujet, description (facultatif), adresses IP des participants, informations sur l'appareil/le matériel

 

Pour les enregistrements (facultatif) : Fichier MP4 de tous les enregistrements vidéo, audio et de présentation, fichier M4A de tous les enregistrements audio, fichier texte du chat de réunion en ligne.

 

Lorsque vous vous connectez par téléphone : Informations sur le numéro de téléphone entrant et sortant, le nom du pays, l'heure de début et de fin. Si nécessaire, des données de connexion supplémentaires telles que l’adresse IP de l’appareil peuvent être stockées.

 

Données texte, audio et vidéo : Vous pouvez avoir la possibilité d’utiliser les fonctions de chat, de question ou d’enquête lors d’une « réunion en ligne ». À cet égard, les saisies de texte que vous effectuez seront traitées afin de les afficher dans la « réunion en ligne » et, si nécessaire, de les enregistrer. Afin de permettre l'affichage de la vidéo et la lecture de l'audio, les données du microphone de votre appareil et de toute caméra vidéo sur l'appareil seront traitées en conséquence pendant la durée de la réunion. Vous pouvez désactiver ou couper vous-même la caméra ou le microphone à tout moment à l'aide des applications Zoom.

 

Pour participer à une « réunion en ligne » ou pour entrer dans la « salle de réunion », vous devez au moins fournir votre nom.

 

Portée du traitement

 

Nous utilisons « Zoom » pour mener des « réunions en ligne ». Si nous souhaitons enregistrer des réunions en ligne, nous vous en informerons au préalable de manière transparente et, si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement. Le fait que l’enregistrement soit en cours sera également affiché dans l’application « Zoom ».

 

Si nécessaire, aux fins d'enregistrement des résultats d'une réunion en ligne, nous enregistrerons le contenu du chat. Cependant, ce ne sera généralement pas le cas.

 

Dans le cas de webinaires, nous pouvons également traiter les questions posées par les participants aux webinaires à des fins d'enregistrement et de suivi des webinaires.

 

Si vous êtes inscrit en tant qu'utilisateur auprès de Zoom, les rapports sur les réunions en ligne (métadonnées de réunion, données de connexion téléphonique, questions et réponses dans les webinaires, fonction de sondage dans les webinaires) peuvent être stockés par Zoom jusqu'à un mois.

 

Prise de décision automatisée au sens de l'art. 22 Le RGPD n'est pas utilisé.

 

Base juridique du traitement des données

La base juridique du traitement des données lors de la conduite de « réunions en ligne » est l’art. 6 (1) (b) RGPD, à condition que les réunions soient menées dans le cadre de relations contractuelles.

S'il n'existe aucune relation contractuelle, la base juridique est l'art. 6 (1) (f) du RGPD. Ici aussi, nous nous intéressons à la conduite efficace des « réunions en ligne ».

 

Destinataire / transfert des données

Les données personnelles traitées dans le cadre de la participation à des « réunions en ligne » ne seront généralement pas transmises à des tiers, sauf si elles sont spécifiquement destinées à être divulguées. Veuillez noter que le contenu des « réunions en ligne », ainsi que des réunions personnelles, est souvent utilisé pour communiquer des informations avec des clients, des parties intéressées ou des tiers et est donc destiné à être diffusé.

Autres destinataires : Le fournisseur de « Zoom » reçoit nécessairement connaissance des données susmentionnées, dans la mesure où cela est prévu dans notre contrat de traitement des commandes avec « Zoom ».

 

Traitement des données en dehors de l'Union européenne

« Zoom » est un service fourni par un fournisseur basé aux États-Unis. Le traitement des données personnelles a donc également lieu dans un pays tiers. Nous avons conclu avec le fournisseur de « Zoom » un accord de traitement des données qui est conforme aux exigences de l'art. 28 RGPD.

Un niveau approprié de protection des données est garanti, d’une part, par la conclusion des clauses contractuelles types de l’UE. À titre de mesures de protection supplémentaires, nous avons également configuré notre Zoom de manière à ce que seuls les centres de données de l'UE, de l'EEE ou de pays tiers sûrs tels que le Canada ou le Japon soient utilisés pour mener des « réunions en ligne ».

Vos droits en tant que personne concernée

 

Vous avez le droit de Information sur les données personnelles vous concernant. Vous pouvez nous contacter à tout moment pour obtenir des informations.

 

Si vous ne demandez pas d’informations par écrit, nous vous demandons de comprendre que nous pouvons vous demander de fournir la preuve que vous êtes la personne que vous prétendez être.

 

De plus, vous avez le droit de Correction ou effacement ou sur Restriction traitement, dans la mesure où vous êtes légalement autorisé à le faire.

Enfin, vous avez un Droit d'opposition contre le traitement dans le cadre des exigences légales.

 

Un droit à Portabilité des données existe également dans le cadre de la réglementation sur la protection des données.

Suppression des données

 

Nous supprimons généralement les données personnelles lorsqu’il n’est plus nécessaire de les stocker davantage. Une exigence peut exister notamment si les données sont encore nécessaires pour exécuter des prestations contractuelles, pour vérifier et accorder ou défendre des droits de garantie et, le cas échéant, des droits de garantie. Dans le cas de délais de conservation légaux, la suppression ne sera envisagée qu'après l'expiration du délai de conservation respectif.

Droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle

 

Vous avez le droit d'obtenir des informations sur le traitement des données personnelles par nos soins à l'adresse autorité de contrôlese plaindre de la protection des données.

Modifications de cette politique de confidentialité

Nous réviserons cette politique de confidentialité si des modifications sont apportées au traitement des données ou si d’autres circonstances le rendent nécessaire. La dernière version peut toujours être trouvée sur ce site Web.